Operations
Facility management: jak připravit zadání, tendr a převzetí služeb
Nepropásněte nejnovější články
Přihlašte se k našemu newsletteru a nikdy neprošvihnete informace o aktuálních tématech a trendech, které můžou ovlivnit fungování vaší firmy.
Facility management je široké téma, kde proces nákupu od vyhlášení výběrového řízení do vyhlášení vítěze je jen dílčí část vzhledem k celé problematice fungujícího Facility managementu v dané společnosti. Na začátku je vždy stanovení záměru a definice očekávání. Například: „Chci služby outsourcovat, snížit počet vlastních zaměstnanců, uspořit náklady, zvýšit profesionalitu poskytovaných služeb, lépe řídit nebo zprůhlednit náklady atd.“
Pokud má být výběrové řízení na Facility management úspěšné, musí mít na začátku vstupy (zjednodušeně např. počty technologií, m2 plochy, definované KPI, SLA atd.) a na konci výstupy (např. cena, reporting atd.) na základě kterých je výběrové řízení hodnoceno. Z toho plyne, že velký díl práce musí být realizován před samotným vyhlášením výběrového řízení.
Pak běží výběrové řízení, které s sebou zpravidla nese časovou náročnost v podobě prohlídky objektu, odpovídání na dotazy oslovených firem, prezentace cenové nabídky například na téma organizace zakázky, cenové jednání atd.
Zpravidla jsou takováto výběrová řízení více kolová, nežli se rozhodne o vítězi. To ale ještě není vyhráno. Následuje podpis smlouvy a na konec samotné převzetí služeb. Náročnost převzetí záleží na složitosti objektu a rozsahu služeb, je často vhodné si určit období mobilizace případně pilotního provozu, koordinovat předávání služeb ať mezi dodavateli, nebo při realizaci outsourcingu. Čím lépe je zvládnutý, odkomunikovaný a domyšlený celý proces, tím více jsou eliminovány rizika plynoucí ze změny a dopady na klienta.
Pokud má být výběrové řízení na Facility management úspěšné, musí mít na začátku vstupy (zjednodušeně např. počty technologií, m2 plochy, definované KPI, SLA atd.) a na konci výstupy (např. cena, reporting atd.) na základě kterých je výběrové řízení hodnoceno. Z toho plyne, že velký díl práce musí být realizován před samotným vyhlášením výběrového řízení.
Pak běží výběrové řízení, které s sebou zpravidla nese časovou náročnost v podobě prohlídky objektu, odpovídání na dotazy oslovených firem, prezentace cenové nabídky například na téma organizace zakázky, cenové jednání atd.
Zpravidla jsou takováto výběrová řízení více kolová, nežli se rozhodne o vítězi. To ale ještě není vyhráno. Následuje podpis smlouvy a na konec samotné převzetí služeb. Náročnost převzetí záleží na složitosti objektu a rozsahu služeb, je často vhodné si určit období mobilizace případně pilotního provozu, koordinovat předávání služeb ať mezi dodavateli, nebo při realizaci outsourcingu. Čím lépe je zvládnutý, odkomunikovaný a domyšlený celý proces, tím více jsou eliminovány rizika plynoucí ze změny a dopady na klienta.
Nejdříve trochu teorie, abychom lépe poznali problematiku a šíři daného téma.
Základní rozdělení FM služeb - Hard FM a Soft FM
Hard FM (technický facility management)
zahrnuje technickou správu a údržbu budov a jejich technologií, přičemž klíčový pohled je na zajištění jejich provozu, bezpečnosti a požadované životnosti.
Technické služby:
Technické služby:
- technická správa objektu
- údržba a opravy technologií:
- HVAC (vzduchotechnika, chlazení, topení)
- elektro (silnoproud, slaboproud)
- MaR (Měření a Regulace) / BMS (Building Management Systém)
- výtahy, eskalátory
- UPS, diesel agregáty
- revize a zákonné kontroly
- havarijní služby (24/7)
- drobné stavební úpravy
- energetický management (měření, optimalizace)
Hlavní cíl: funkčnost, bezpečnost, dostupnost technologií a dodržení legislativy.
Soft FM (provozní / podpůrný facility management)
Soft FM se zaměřuje na služby pro uživatele budovy a každodenní provoz, které přímo neovlivňují technický stav objektu, ale výrazně ovlivňují komfort a spokojenost lidí pracujících anebo pohybujících se v objektu.
Typické služby:
- úklid (interiér, exteriér)
- recepce a ostraha
- správa parkování
- správa odpadů
- catering, vending
- správa zasedacích místností
- stěhování, interní logistika
- office support služby
Hlavní cíl: komfort, image, plynulý provoz a pozitivní uživatelská zkušenost.
Facility management: jak připravit zadání, tendr a převzetí služeb
Integrovaný FM (Integrated Facility Management – IFM)
Integrovaný FM znamená, že hard i soft FM jsou řízeny a často i dodávány jedním poskytovatelem, který nese odpovědnost za celý provoz objektu, areálu nebo portfolia nemovitostí.
Charakteristika:
- jeden smluvní partner
- jeden helpdesk / jeden CAFM systém
- jednotné SLA a KPI
- centralizovaný reporting
- možnost synergických úspor
Varianty:
- single IFM provider - vše dodává sám nebo přes subdodavatele.
- lead FM model - hlavní integrátor řídí specializované dodavatele.
Hlavní cíl: efektivita, přehlednost, snížení administrativy a jasná odpovědnost.
Oblast
Hard FM
Soft FM
Integrovaný FM
Zaměření
Technika a budova
Lidé a provoz
Celek
Riziko
Technické / legislativní
Provozní / reputační
Integrovaně
Typická měřitelnost
Vysoká (revize, poruchy)
Střední (kvalita služeb)
Vysoká při dobrém nastavení
Vhodné pro
Kritické objekty
Administrativní provoz
Větší portfolia
Výběrové řízení v FM a jeho základní technické parametry
Aby výběrové řízení bylo efektivní, je dobré se na jeho zadání dívat jak z pohledu zadavatele, tak z pohledu toho, kdo bude zpracovávat nabídku.
Zde jsou splněny základní myšlenky pro přípravu a vyhlášení výběrového řízení, respektive v konečném důsledku pro jeho nacenění.
Hard FM – nacenění
Základní princip - Hard FM se nikdy nenaceňuje „na m²“ bez kontextu technologií.
Správné nacenění vychází ze:
- seznamu technologií
- stáří technologií a jejich technického stavu
- režimu provozu objektu (hodiny/dny - 8/5, 12/6, 24/7)
- legislativních povinností
Typické položky ceny paušál:
- technická správa
- plánovaná údržba
- revize
- pohotovost
variabilní část:
- poruchy
- drobné opravy
- materiál
- práce nad rámec SLA
Doporučení:
✔ oddělit - správu × servis × opravy
✔ mít samostatně ceník prací a materiálu
✔ jasně definovat, co je „v ceně“ a co už ne
Soft FM – nacenění
Základní princip - Soft FM se většinou naceňuje:
- na m² - například úklid
- na člověka / na směnu – například recepce, ostraha
- na výkon / frekvenci - periodické služby
Pozor na:
- rozdíl mezi denním a večerním nebo nočním úklidem
- kvalitu a rozsah spotřebního materiálu
- sezónnost (zimní údržba, zeleň)
- požadavky na oblečení (uniforma) nebo jiné vybavení
Doporučení:
✔ mít výkonový rozpis (frekvence, standardy – kde co se má vykonávat v jaké četnosti)
✔ oddělit kvalitu služby (měřitelný standart) od ceny (samostatná položka)
✔ používat vzorkování / audit kvality
Technické zadání výběrového řízení
Jak správně zpracovat a co by mělo obsahovat technické zadání výběrového řízení?
Je dobré vždy vše předem promyslet. Stanovit reálný harmonogram, který reflektuje i státní svátky, dovolené, výrobní špičky atd.
Je vhodné poskytnout dodavatelům možnost prohlídky objektů a lokalit, kde mají být služby poskytovány. Oslovené firmy se musí seznámit s prostředím a podmínkami daného konkrétního místa, obslužností lokality, jeho dopravní situací, s podmínkami BOZP atd. Je třeba vždy myslet na to, aby prohlídku za zadavatele realizoval kompetentní pracovník, který umí zodpovědět případné dotazy a je seznámen jak s objektem, tak cíli výběrového řízení.
Při dobrém zpracování a vedení výběrového řízení budou eliminovány dotazy. Je třeba aby komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem byla transparentní. Tím zadavatel získá konkrétní nabídku, která se mu bude snáze vyhodnocovat.
Struktura kvalitního FM tendru
1. Popis objektu
- typ budovy (administrativní budova, hotel, logistická hala, památkově chráněný objekt, objekt v záruce atd.)
- m², počet uživatelů, případně další jiné zatížení a charakteristika objektu
- provozní režim
- kritické technologie
2. Rozsah služeb
- hard FM (konkrétní technologie, jejich počet, stáří, v záruce atd.)
- soft FM (konkrétní činnosti)
- jasné hranice odpovědnosti
3. SLA a KPI
Příklady:
- reakční doby
- dostupnost technologií
- kvalita úklidu
- reporting
4. Cenový model
- paušál × variabilní část
- jednotkové ceny
- otevřená kniha (open book)
5. Přechod (mobilizace)
– specifické období, které má za cíl poznat co přebírám
– specifické období, které má za cíl poznat co přebírám
- převzetí dokumentace (revizních zpráv, servisních knih, projektové dokumentace atd.), seznámení s objektem, inventarizace majetku
- identifikace a převzetí odložené údržby
- převzetí personál
- nastavení CAFM systému
Integrovaný Facility Management
Integrovaný Facility Management (IFM) je portfolio služeb a činností (Soft FM a Hard FM), kde zadavatel často požaduje po dodavateli vše, co je mimo jeho předmět podnikání, respektive veškeré podpůrné služby a sám zadavatel se tak může věnovat svému zaměření, svému předmětu podnikání. Je ale nutné konstatovat, že ne vždy je tento přístup efektivní.
IFM se vyplatí, když:
má zadavatel v portfoliu více budov, větší portfolio nemovitostí
✔ zadavatel chce jedno kontaktní místo, hledá usnadnění v komunikaci a v řízení podpůrných služeb
✔ zadavatel řešíš nedostatek interních kapacit
✔ zadavatel chce standardizaci procesů, reportingu
Typicky tímto směrem postupují korporátní kanceláře, logistická centra, retailové sítě, zahraniční majitelé nemovitostí atd.
IFM se nevyplatí, když:
✔ má zadavatel jednu malou budovu
✔ zadavatel provozuje specifické technologie na jejichž obsluhu a servis jsou potřeba specialisté (např. nemocnice)
✔zadavatel požaduje plnou kontrolu nad každou službou, nad každým procesem
na trhu není kvalitní integrátor
Často firmy volí kompromisní řešení, kde si zvolí FM Integrátora, který:
✔ má popsané postupy od zadavatele, který se často spolupodílí na řízení služby
✔ část subdodavatelů má předepsaných od zadavatele (zadavatel si je vybírá sám)
✔ vede administraci, poskytuje reporting, zajišťuje personální obsazení, zajišťuje technické vybavení atd.
✔ zachovává kvalitu a přehlednost služeb.
Závěr
Zadavatel výběrového řízení by si na začátku měl vždy definovat své očekávání, připravit si kapacity (personální, časové) na zpracování zadávacích podmínek. Ne zřídka je vhodné využít pro zpracování a definování požadovaných výstupů odbornou firmu. Čím lépe budou zadávací podmínky zpracovány o to lepší bude výstup v podobě nabídek, a při jejich vyhodnocení dojde ke snazšímu roztřídění dodavatelů. Výsledek výběrového řízení by mělo být převzetí služeb s identifikací zlepšení v podobě kvality služeb, úspory atd.
Operations
Facility & Office Management
Mohlo by vás také zajímat
OperationsEnergie
Jak optimalizovat distribuční sazbu u firemního maloodběru elektřiny?
Když firma řeší elektřinu, většina pozornosti směřuje k ceně za MWh. Tedy k tomu, za kolik nakupuje samotnou silovou elektřinu. Jenže u firemního maloodběru ...
Simona Kroutilová
7. července 2026•3 minuty čtení
OperationsEnergie
Fixace vs. spotové ceny energií – jak se rozhodovat?
Nákup energií už dávno není jen každoroční formalita. Energetický trh je dynamičtější, ceny se mění rychleji a firmy častěji řeší otázku, jestli elektřinu ne...
Simona Kroutilová
7. července 2026•3 minuty čtení
OperationsFacility & Office Management
Centralizace nákupu facility služeb - od rozhodnutí po převzetí služeb
Toto téma je velice široké a pokud má být zvládnuto, je dobré respektovat jednotlivé fáze celého příběhu centralizace. Z celé řady konkrétních zkušeností je ...
Karel Drahoňovský
7. července 2026•7 minuty čtení